Luova kaaos vai iloa säkenöivä järjestys? – Kokoukset järjestykseen

Olet ehkä kuullut muodikkaista menetelmistä järjestää kotisi ja elämäsi. Kuuluisin lienee japanilainen KonMari-menetelmä, jossa raivataan turhat tavarat pois ja tuodaan järjestystä niin tilaan kuin myös asiaan. Näitä menetelmiä voisimme soveltaa myös yrityksen kokouskäytäntöihin ja raportointiin.

Yrityksissä tehdään jatkuvasti monenlaisia valintoja, päätöksiä ja suunnitelmia. Päätöksentekotilanteet voivat olla hyvinkin haastavia, koska harvalla meistä aistit ovat niin auki, että pystyy ennustamaan tulevaa. Toki päätöksissä jossain määrin voi olla mukana myös intuitiota, mutta hyvän käsityksen muodostaminen päätösten vaikutuksista ja tavoitteiden saavuttamisesta vaatii ymmärrettävää ja olennaista tietoa selkeäksi raportiksi jalostettuna. Raportista tulee jättää pois kaikki päätöksenteon kannalta tarpeettomat tiedot, jottei raportin sanoman hahmottaminen vaikeutuisi. Ajatukset juoksevat selkeämmin, kun meillä on vain tilanteen tarvitsema informaatio. Tieto voi olla asianmukaista, mutta se ei välttämättä ole oleellista juuri kyseisessä päätöksentekotilanteessa. KonMari-ajattelussa liikojen rönsyjen karsiminen yhdistetään myös siihen, että on tunnistanut selvästi omat arvonsa ja tavoitteensa. Yritysmaailmaan käännettynä voitaisiin puhua strategian ja vision selkiyttämisestä ja päivittämisestä. Ja päätökset taas tehdään strategian ja vision puitteissa. Unohtamatta tietenkään taloudellista näkökulmaa.

KonMarin ajatus iloa tuottavista esineistä ja tyytyväisyydestä voitaisiin istuttaa johtoryhmän kokoustamiseen. KonMarin käsitys ilosta on laajempi kuin mitä äkkiseltään tulee ajatelleeksi. Iloon luetaan kuuluvaksi elämää helpottava käytännöllisyys, tunne, että esine on juuri oikeanlainen tai, että siitä on hyötyä arkielämässä. Johtoryhmän kokouksissahan käsitellään operatiivisia asioita mm. edellisen kuukauden tilanne, kassa, myyntisaamiset, tulosyksikköraportit, työtilanne, näkymät. No, kassan tilanne voi tuottaa iloa tai sitten ei, mutta tarkoitan tässä lähinnä sitä, että meillä on liiketoimintaa helpottava runko mihin voidaan nojautua ja toisaalta se auttaa myös orientoitumaan. KonMari-ajattelu myöntää, että on asioita, joita tarvitsemme, mutta ne eivät meitä sytytä ja lääkkeenä ilon löytämiseen on niiden asioiden ylistäminen maasta taivaaseen, vaikka näin: Kuule rahoituslaskelma, sinä olet paras! Sinun ansiostasi kokosin tarvittavat rahat marraskuulle, kun liiketoimintavolyymimme kasvoi yllättävästi ja siitä tulevia tuloja pitää vielä odottaa. Kiitos maksukyvyn säilymisestä!

Olennaisuuden täydennykseksi muutama sana järjestyksestä. Hallituksen kokouksissa toimitusjohtajan katsauksen lisäksi olisi hyvä olla omat teemat. Esimerkkeinä mainittakoon hallituksen toiminnan itsearviointi ja tilinpäätös alkuvuodesta, strategiapäivä, riskienhallinta, henkilöstö, asiakkaat, liiketoimintasuunnitelman päivitys ennen uutta tilikautta ja budjetin laatiminen. Toimitusjohtajan katsauksen myötä pysytään ajan hermolla, ja teemojen myötä taas nähdään kokonaisuus kustakin aihealueesta. Tyyliin ”vaatteet tänään, kirjat huomenna!”

Ehkä jotkut heitot tuntuvat kaukaa haetuilta, mutta joku totuuden siemen siivouksen ja järjestämisen taiassa piilee. Ensimmäinen askel on aikomus järjestää asiat. Kokousten rakenteen ojennukseen paneminen ja raporttien informaation käytettävyys ja selkeät päätökset tuottavat uutta innostusta arkipäivään ja todennäköisesti myös lisäävät kannattavuutta.