Mihin laatujärjestelmää tarvitaan ja onko siitä oikeasti hyötyä?

Järjestelmien tärkein tavoite on yrityksen toiminnan kehittäminen ja jatkuva parantaminen, joilla varmistetaan asiakastyytyväisyys ja tehostetaan yrityksen toimintaprosesseja. Toimitusketjussa vaatimus toimittajien valvonnasta valuu alaspäin koko ajan. Usein laatu järjestelmä laaditaan, kun tärkeä asiakas sitä vaatii tai kilpailutukseen pääsemisen kriteerinä on laatujärjestelmä. Joillakin toimialoilla laatujärjestelmä on jo ”kaikilla” mutta osassa toimialoista laatujärjestelmällä voi erottua joukosta. Joskus laatujärjestelmä laaditaan yrityksen arvon nostamiseksi ennen yrityskauppaa.

ISO 9001 on maailman yleisin ja toimialasta riippumaton laatujärjestelmä. Yhä useammin yritykset päätyvät tekemään myös ISO 14001 ympäristöjärjestelmän ja ISO 45001 työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmän. Järjestelmät voi tehdä joko jokainen erikseen tai kerralla.

Laatujärjestelmään kuuluu mm. julkisen laatupolitiikan laatiminen, toimintaympäristön analysoiminen, tavoitemittarien asettaminen, riskien ja mahdollisuuksien arvioiminen, sisäiset auditoinnit toiminnan kehittämistarpeiden löytämiseksi ja johdon katselmus. Johdon katselmuksessa arvioidaan mm. laatujärjestelmän vaikuttavuutta ja kehittämistarpeita.

Laatujärjestelmän tulee olla kevyt ja yrityksen kokoinen ratkaisu, jossa ei tehdä turhia kirjauksia ja luoda tarpeetonta byrokratiaa. Laatujärjestelmä tehdään aina yrityksen omista lähtökohdista sen toiminnan kehittämiseksi. Pk-yrityksen laatujärjestelmä ei voi olla samanlainen kuin suuryrityksen, jossa on tuhansia työntekijöitä. Liian massiivinen laatujärjestelmä ei yleensä valmistu koskaan eikä sen säännöllinen ylläpitäminen ole realistista.

Laatujärjestelmän voi laatia itse ostamalla ”standardikaupasta” standardin ja ryhtymällä kirjoittamaan. Helpompi vaihtoehto on kuitenkin käyttää konsultin apua. Konsultti on laatinut järjestelmiä ennenkin ja hänellä on paljon valmista materiaalia laatujärjestelmää varten. Viidessä konsultointipäivässä laatujärjestelmä on yleensä sertifiointivalmis tai ainakin lähellä sitä. Laatujärjestelmän laatiminen ei ole vuosien ponnistus!

Laatujärjestelmän voi jättää sertifioimatta, jos pelkää sertifioinnin aiheuttamia kustannuksia. Sertifiointi kuitenkin yleensä varmistaa, että laatujärjestelmää tulee ylläpidettyä. Sertifiointilaitokset kannattaa kilpailuttaa. Yleensä ISO 9001 sertifioinnin kustannukset ovat n. 5-10 t€ ja tämän jälkeen 1-2 konsultointipäivän verran vuosittain.

Yhteenvetona voidaan todeta, että laatujärjestelmien käyttöönotto tarjoaa yrityksille keinoja toiminnan systemaattiseen kehittämiseen ja tehostamiseen. Ne eivät ainoastaan täytä ulkoisia vaatimuksia tai paranna asiakastyytyväisyyttä, vaan myös vahvistavat yrityksen kilpailukykyä ja valmiutta toimia alati kehittyvillä markkinoilla. Vaikka laatujärjestelmän luominen vaatii investointeja, pitkällä tähtäimellä se tarjoaa yritykselle merkittäviä hyötyjä.

Kauttamme löydät konsultointipalveluita seuraaviin:

Ympäristöjärjestelmät

Laatujärjestelmät

Työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmät