Mitä on LEAN hankinnassa?

Tässä blogissa yhdistetään konsultin kaksi mielenkiinnon kohdetta eli lean ja hankinnat. Lean-ajattelua voidaan hyödyntää hyvin myös hankinnoissa, koska ajattelun perustana on tuottaa asiakkaalle arvoa. Laajentamalla lean -ajattelua hankintoihin yritys voi löytää vastauksia tärkeisiin strategisiin kysymyksiin, kuten mitä toimintoja tulee säilyttää itsellä ja mitä ulkoistaa, mitä tulisi automatisoida tai mitä toimintoja tulisi täysin lakkauttaa. Lean-ajattelun kautta on mahdollista standardisoida prosesseja, vähentää turhaa tekemistä, parantaa ostajien osaamista kehittämällä henkilöstöä jatkuvasti ja kohdistaa resursseja todellisuudessa arvoa tuottaviin toimintoihin.

Jotta voidaan ymmärtää Lean-ajattelun tuoma hyöty hankinnoissa, on ymmärrettävä prosessissa olevat vaiheet, joista osa on arvoa tuottavia ja osa arvoa tuottamattomia. Hankinnoissa esimerkkinä arvoa tuottavina vaiheina eli vaiheina, joiden aikana toiminta jalostuu, voivat olla esim. kilpailutukset, uusien toimittajien etsintä tai yhteistyösuhteiden kehittäminen.

Arvoa tuottamattomat vaiheet ovat niitä prosessin vaiheita, joissa toiminnot eivät jalostu, esim. materiaali odottaa työmaalla, josta se voidaan jopa varastaa tai reklamaatioilmoitus on jonossa ja odottaa toimittajalle lähettämistä.

Leanisti toimiva tuotantolaitos toimii imuohjauksella, jossa valmistetaan pieniä eriä asiakkaan tilauksen mukaan. Päinvastainen toimintatapa on työntöohjaus ja varastoon tekeminen, jolloin toivotaan, että valmistetut tuotteet saadaan myytyä. Perinteisesti ostaminen tehdään suurissa erissä ja harvoin, koska siloinhan säästetään rahtikustannuksia ja yksikköhintakin voi olla matalampi mutta varastoinnin kustannuksiin ei niinkään kiinnitetä huomiota. Lean ostamien tapahtuu pienissä erissä ja usein. Toimittajiksi valitaan niitä, jotka pystyvät toimittamaan korkealaatuisia tuotteita pienissä erissä.

Perinteinen ostaminen suosii useamman toimittajan käyttämistä ja lyhyitä sopimuksia, jotka perustuvat edullisimpaan hintaan. Leanissa luodaan hallittavissa oleva toimittajien verkko ja yksi tai muutama toimittaja riittää ja heidän kanssa luodaan pitkäaikaisia ja joustavia sopimuksia.

Perinteisesti toimittajia arvioidaan tuotteiden laadun, toimituskyvyn ja hinnan mukaan. Käytännön kokemukseni perusteella väitän, että monet pk-yritykset eivät juuri panosta arvioimiseen. Leanissa virheitä ei hyväksytä vaan tavoitteena on nollavirhettä myös hankinnoissa. Vastaanottotarkastuksia pidetään leanissa hukkana, joka on eliminoitava eikä niitä tarvitakaan, koska toimittajan tuotelaatu on lähes virheetöntä. Perinteisessä ostamisessa ostaja tai varastohenkilö joutuu tekemään saapuvan tavaran tarkastuksia.

Lean hankinnassa huomioidaan pelkkien kuljetuskustannusten lisäksi kokonaiskustannukset, joissa on mukana esim. laatu ja rikkoutuneet tuotteet sekä kuljetusten täsmällisyys. Perinteisessä ostamisessa keskitytään pelkkään rahtikustannusten vertailemiseen. Lean ostamisessa odotetaan innovaatioita toimittajilta ja heitä rohkaistaan aloitteellisuuteen. Periteisesti toimitaan piirustusten mukaan eikä toimittajan odoteta ideoivan ja miettivän parannuksia.

Perinteinen hankinta sisältää paljon paperityötä. Leanissa hyödynnetään digitalisaatiota ja rutiinien automatisointia, joka vapauttaa hankintahenkilöstön aikaa toiminnan kehittämiseen rutiineilta. Toimistot ovat paperittomia. Leanissa päivittäisjohtamisen avulla hankinnan henkilöstö on selvillä heihin kohdistuvista odotuksista ja miten heidän työsuoritustaan mitataan. Päivittäisjohtamiseen kuuluvat lyhyet viikko tai jopa useammin pidettävät palaverit, joiden avulla tietoa jaetaan.