Miten kehittää laatua pk-yrityksessä

Aloitin laadun parissa työskentelyn reilut 20 vuotta sitten erään suomalaisen N:llä alkavan suuryrityksen palveluksessa. Tuolloin ISO9000-standardit ja sertifikaatit olivat kuuminta hottia. Suuressa yrityksessä laatutyötä oli tekemässä suuri määrä ihmisiä ja toinen toistaan hienompia prosesseja valmistui. Urani alkumetreillä dokumenttien versioiden hallintaa pohdittiin paljon, koska riskinä oli aina, että johonkin ison talon monista laatukansioista oli unohtunut vanha versio jostakin dokumentista. Iso N vaati jo tuolloin alihankkijoiltaan laatujärjestelmän rakentamista.

Tämän päivän pienessä yrityksessä moni asia on toisin. Tyypillisesti muutaman työntekijän yrityksessä toimitusjohtaja-tuotantopäällikkö on valtavan kiireinen ja ylityöllistetty. Uuden laatujohtamiseen keskittyvän projektin aloittamisen kynnys on kohtuullisen korkea rajallisten resurssien takia. Mutta onko laadun kehittämisen pakko olla työlästä ja aikaa vievää ja tuloksien epävarmoja?

Laatu on vaatimusten täyttämistä ja se ilmenee asiakastyytyväisyytenä. Asiakkaan odotukset hyvässä lykyssä jopa ylitetään. Yhä useammin laadun kehittämisen tarpeen huomaa palvelusektorin yritys tai asiantuntijaorganisaatio, joka myy omaa työtään.

Laatutyö on kuin uuden terveellisemmän elämän aloittaminen juhlakauden jälkeen. Kannattaa tähdätä pysyvään elämäntavan muutokseen ja välttää liian suuria ponnisteluita ensimetreillä, jolloin koko projekti saattaa lopahtaa alkuunsa liian työläänä ja hankalana. Laatutyö kannattaa aloittaa maltillisesti ja pyrkiä jatkuvaan parantamiseen pienin askelin ellei nyt onnistu tekemään suurta innovaatiota, joka suorastaan pakottaa isoon loikkaan eteen päin.

Demingin ympyrä kuvaa hyvin jatkuvan kehittämisen sykliä (PDCA). Eli plan suunnittele parannukset, do tee muutokset toimintaan, check tarkasta tulokset, act implementoi testatut toimenpiteet, tähtää jatkuvaan kehittämiseen.

Ulkopuolisen harjoittelijan tai lopputyön tekijän käyttäminen laatujärjestelmän rakentamisessa saattaa kuulostaa houkuttelevalta. Kaikki ulkopuolinen apu on toki hyvä asia mutta laatutyö vaatii sitoutumista projektiin. Harjoittelijaa ei ole helppoa integroida niin tiukasti yrityksen organisaatioon, että työn tulokset olisivat helposti käyttöön otettavissa. Henkilökunnan osallistaminen laadunkehitykseen on oleellisen tärkeää työn onnistumiselle. Vastuuta laadun tekemisestä ei voi ulkoistaa.

Laatujärjestelmät ovat muuttuneet vähitellen toimintajärjestelmiksi, joissa on mukana myös ympäristö- ja työterveys- sekä turvallisuus asiat. Kannattaa miettiä, vaatiiko pienyrityksen asiakas laatujärjestelmää ja sen sertifiointia vai voidaanko hyviin tuloksiin päästä kevyemmillä keinoilla? Ydinprosessien tunnistaminen ja kuvaaminen on hyvä alku laatutyön käynnistämisessä. Tarvitaan selkeät ja mitattavissa olevat tavoitteet laadulle. Hyvä mittari on konkreettinen ja tulos on euroina tai muutettavissa euroiksi.

Demingin ympyrä – PDCA