Toiminnan vai tuotteen laatua?

Yrityskonsultin työssäni olen huomannut, että monessa yrityksessä koetaan, että heidän tuotteidensa tai palveluidensa laatu on hyvä eikä laadun kehittämisen tarvetta ole. Tuote tai palvelu on speksin mukainen eikä asiakkailta tule juurikaan reklamaatioita. Kuitenkin yrityksen liiketulos voi olla vain vähän nollan yläpuolella minkä pitäisi mielestäni herättää kysymyksen, että miksi? Eikö hyvää laatua tekevän yrityksen pitäisi olla myös voitollinen?

Laadussa on kuitenkin myös toinen osatekijä, toiminnan laatu, johon ei aina hoksata kiinnittää tarpeeksi huomiota. Tarkoitan tällä tekemisen tehokkuutta eli tuottavuutta. Yksi koulutuksiimme osallistunut henkilö määritteli toiminnan laadun näin: ”laadukas tekeminen on sujuvaa ja muuttuu helpoksi”. Allekirjoitan tämän täysin.

Toiminnan laatua voi kehittää kehittämällä yrityksen toimintaprosesseja, jolloin koko henkilöstö täytyy saada toiminaan yhteisesti sovitulla tavalla. Tämä tarkoittaa prosessien kuvaamista ja niiden tehokkuuden edelleen kehittämistä. Kuvaaminen ei ole itsetarkoitus vaan sen avulla löydetään toiminnoista kehittämisen kohteita ja kehittämisen tulisi jatkua ”ikuisesti”. Ihminen pitää omista toimintatavoistaan ja on helppo jämähtää toimintamalleihin, jotka ovat olleet käytössä jo aivan liian kauan. Tarvitaan ajattelua boksin ulkopuolelta. Yrityksissä tarvitaan myös halua ja uskallusta tehdä muutoksia toimintaan ja myös henkilöstö täytyy saada mukaan kehittämiseen.

Digitalisaatio ja hyvät tietojärjestelmät tarjoavat paljon mahdollisuuksia tehostaa toimintaa. Toimistoissa pitäisi olla mahdollisimman vähän manuaalista selvittelytyötä ja erillisiä Excel-taulukoita, koska usein tehokas järjestelmä hoitaa saman asian huomattavasti sujuvammin. Toimintojen järkevyyttä täytyy myös miettiä, tuleeko henkilöstö työhön klo 7 ja aletaanko silloin miettiä päivän työn jakoa joukolla, jolloin varsinainen tekeminen alkaa aikaisintaan klo 7.20 vai miettiikö joku asian valmiiksi niin, että työ voi alkaa klo 7.

Toiminnan laatua on kerralla oikein tekeminen. Usein tehokas ja tuottava työ voi näyttää jopa verkkaiselta, koska siitä on karsittu pois kaikki turja hötkyily. Henkilöstökulut ovat monessa yrityksessä joko suurin tai yksi suurimmista kuluista. Ei ole yhden tekevää, miten henkilöstö työaikansa käyttää ja tässä tullaan johtamiseen. Miten työntekijöille kommunikoidaan tavoitteet, kuten paljonko toimihenkilön laskutusasteen tulisi olla tai kuinka kauan tuotteen valmistamisen tulisi kestää tuotantolinjalla? Miten mahdolliseen alisuoriutumiseen puututaan?

Lean antaa erinomaisia työkaluja tunnistaa hukkia. Mitä voidaan tehdä helpommin, nopeammin tai muuten vain pienemmin ponnistuksin? Laatujärjestelmä laaditaan usein silloin, kun tärkeä asiakas vaatii sitä. Laatujärjestelmää laatiessa kannattaa kuitenkin miettiä miten se parhaiten palvelisi yrityksen tarpeita niin, että sen avulla voidaan myös kehittää toimintaa eteenpäin ja saavuttaa entistä parempia tuloksia, jotka ovat mitattavissa myös euroissa. Mittareiden avulla yrityksessä voidaan seurata sen taloutta, sisäisiä prosesseja, henkilöstöä ja asiakkaita. Näin yritystä voidaan johtaa tiedolla.