Tietosuojaseloste

Konsulttitoimisto Seppo Hoffrén Oy Consultancy (jäljempänä ”Yhtiö”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme asiakassuhteeseen ja potentiaaliseen asiakassuhteeseen liittyen.

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

 

1. TOIMINNASTA VASTAAVA REKISTERINPITÄJÄ

Nimi	Konsulttitoimisto Seppo Hoffrén Oy Consultancy
Katuosoite	Puijonkatu 30, 2. krs
Kotisivu	www.ktshc.fi
Sähköposti	company@ktshc.fi
Postitoimipaikka	70110 Kuopio
Puhelin	020 721 1400

2. REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ

Nimi	Sinikka Karjalainen
Tehtävä	Markkinointipäällikkö
Puhelin	040 7222 817
Sähköposti	sinikka.karjalainen@ktshc.fi

 

3. REKISTERÖIDYT

Käsittelemme rekisterissä asiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaidemme ja heidän edustajien henkilötietoja.

 

4. HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS

Tietoja käytetään asiakassuhteen ja sopimussuhteen ylläpitämiseen, hoitamiseen ja analysointiin sekä suoramarkkinointiin ja yrityksen liiketoiminnan ja tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen sekä myyntiin.

 

5. REKISTERIIN TALLENNETTAVAT HENKILÖTIEDOT

Rekisteriin keräämme sopimussuhteeseen perustuen:

Asiakkaan tiedot:

• Yksityishenkilön nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Yrityksen nimi, y-tunnus, osoite, yhteyshenkilöiden nimi-, puhelinnumero- ja sähköpostiosoitetiedot sekä tehtävänimikkeet
• Asiakkuuden ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot, esimerkiksi koulutus- ja konsultointiohjelmien osallistuja- ja peruutustiedot sekä palautteet
• Asiakassuhteen laskutus- ja perintätiedot

Potentiaalisista asiakkaista keräämme seuraavia tietoja:

Yhteystiedot:

• nimi
• osoite
• sähköposti
• puhelinnumero

Lisäksi keräämme suoramarkkinointikiellot.

 

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:

• asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
• potentiaaliselta asiakkaalta verkossa olevien yhteydenottolomakkeiden kautta
• asiakaspalvelukontaktien (sähköpostiviestien, puhelinkeskustelujen) välityksellä
• markkinointitilaisuuksista esim. webinaareista ja messuilta kerättyjen yhteystietojen perusteella
• ostamalla kolmansilta osapuolilta, pääasiassa markkinointilähteistä (kuten Bisnode-yritysrekisteristä), yhteystietoja asiakkuus- ja myyntitarkoituksiin

 

 7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Yhtiön ulkopuolelle muutoin kuin hankkeiden rahoittajatahoille.

Olemme varmistaneet, että kaikki henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:

Visma Public https://www.visma.com/privacy-statement/finland/

SurveyMonkey https://fi.surveymonkey.com/mp/legal/privacy/

Microsoft 365 -pilvipalvelut https://privacy.microsoft.com/fi-fi/privacystatement
Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.

Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli Yhtiö myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa.

 

8. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT

Rekisterinpitäjä ja Yhtiön työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle yhteistyökumppaneillemme ja alihankkijoillemme.

Tällöin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti ja vain tämän tietosuojaselosteen mukaisiin käyttötarkoituksiin. Varmistamme aina, että luovutuksensaajat eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

 

9. REKISTERIN SUOJAUS JA HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Rekisteriä säilytetään pääosin paikallisesti sekä osittain pilvitallennuspalvelussa. Paikallisesti säilytetyt tiedot ovat lukituissa tiloissa ja lukitussa konekaapissa, joihin vain Yhtiön työntekijöillä ja Yhtiön ulkoistamalla IT-tuella on pääsy. Joitakin sopimuksia säilytetään kirjallisesti erillisessä lukitussa kaapissa, johon on pääsy vain valituilla Yhtiön työntekijöillä.

Pilvitallennuspalvelu on suojattu salasanoin ja tietoturva-alan yleisesti hyväksyttävillä keinoilla. Sekä paikallinen että pilvitallennus on suojattu vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelyltä. Vain Yhtiön työntekijöillä on pääsy pilvitallennuspalveluun ja vain tietyillä Yhtiön valtuuttamilla työntekijöillä on pääsy rekisteriin tallennettuihin henkilötunnustietoihin.

Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitämme säännöllisesti asiaankuuluvalla tavalla. Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötietojasi voidaan säilyttää tässä määriteltyä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai sopimusvelvoitteemme kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

 

10. TIETOJEN SIIRTO EU:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Joissakin tapauksissa käyttämämme pilvipalveluiden palvelimet sijaitsevat EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella.

Jos tietoa siirtyy EU:n ulkopuolelle, varmistamme että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, siirronsaaja on Privacy Shield -sertifioitu (Yhdysvalloissa sijaitsevat siirronsaajat) taikka siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen.

 

11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Lisäksi sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojesi käsittelystä
• saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
• peruuttaa suostumuksesi ja vastustaa henkilötietojesi käsittelyä siltä osin, kuin henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen
• vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme
• saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen tai antamasi suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti
• vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista
• vaatia henkilötietojesi poistamista.

Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Sinun tulee lähettää oikeuksiasi koskevat pyynnöt joko kirjallisena tai sähköpostitse tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

12. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Pyrimme jatkuvasti kehittämään palvelujamme ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä tällä sivulla. Lue tietosuojaselosteemme aika ajoin, niin saat ajantasaista tietoa ajankohtaisista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 7.2.2023.