FAQ: Lean

Lean pähkinänkuoressa

Huomaatko, päiväsi kuluvan kiireessä ja työpäivän tunnit eivät vain meinaa riittää? Olet varmaan pysähtynyt miettimään, mikä kiireen aiheuttaa tai mihin työn tehokkuus hukkuu? Jos näin, niin et ole yksin: tutkimusten mukaan tavanomaisissa työtehtävissä hukattua työtehoa voi olla jopa 50 – 80 %. Tämä hukaksi kutsuttu työosuus on syy kiireen tunnulle. Hukkatyö kuluttaa siis työpanoksesi mutta se ei tuota yhtään lisäarvoa.

Kun pääset toiminnan kehittämisen ansiosta hukasta eroon, voit käyttää säästyneen ajan lisäarvon tuottamiseen ja toiminnan edelleenkehittämiseen. Lean-ajattelu auttaa siten turhan hukkatyön vähentämisessä ja voit keskittyä ydintoimintoihin ja yritystoiminnan kasvattamiseen. 

Mitä on Lean?

Leanillä tarkoitetaan jatkuvaa kehittämistä kohti nopeaa, yksinkertaista ja korkealaatuista prosessia, joka alkaa asiakastilauksesta ja päättyy asiakastoimitukseen.

Leanissä keskitytään arvontuottoketjun tehokkuuteen asiakkaan näkökulmasta ja huomio on nimenomaan hukan poistamisessa.

Lean on siis yksinkertaisesti jatkuvaa hukkatyön minimimointia yksilö-, tiimi-, prosessi- ja yhtiötasoilla.

Tunnusomaista Leanille on toimintojen asiakaslähtöisyys, jatkuvan parantamisen kulttuuri koko yhtiössä sekä selkeys kaikissa toiminnoissa.

Mihin se työaika sitten oikein hukkuu?

Muutamia esimerkkejä tyypillisiä työaikarosvoista:

• Tiedon, päätöksen tai materiaalien odottaminen – Esim.: et voi aloittaa töitäsi ilman dokumentteja
• Epäselkeä tiedon tai materiaalien varastoiminen – aikaa kuluu esimerkiksi etsimiseen tai siirtelyihin
• Ylimääräiset liikkeet – joudut toistuvasti etsimään työkaluja tai materiaaleja
• Viallinen tuote tai informaatio – jokainen viallinen tieto tai tuote, joka joudutaan korjaamaan on pois päivitäisestä tuloksestasi
• Keskeytykset – työsi keskeytyy toistuvasti ja sinulla kuluu aikaa töiden uudelleen aloittamiseen
• Tehoton kommunikaatio – usein syy mihin tahansa hukan lajiin. Syy on usein molemminpuolinen.
  

Lean on kehitetty tuotantolinjoille, miksi sitä pitäisi yrittää ottaa käyttöön muualla?

Leanin juuret ovat tosiaan tuotannossa, mutta siitä hyötyvät kaikki työyhteisöt, jossa asiakkaalle toimitetaan tai tuotetaan tuotteita tai palveluita asiakkaan tilausta vastaan. Toisin sanoen kaikki yritystoiminnot hyötyvät Lean-ajattelusta mutta sovellettavat työkalut vaihtelevat. Perusajatus on kuitenkin sama: kuinka voidaan tuottaa ja toimittaa korkealaatuinen tuote tai palvelu asiakkeelle mahdollisimman lyhyessä ajassa, mutta ilman ylimääräistä kiirettä.

Mitä ovat Leanin hyödyt?

Tilastoituja hyötyjä Lean-käyttöönottaneissa yrityksissä ovat:

• Kapasiteetin kasvu 10 – 20 %
• Varastoarvon pieneneminen 30 – 40 %
• Läpimenoajan lyhentäminen 50 – 75 %
• Tuotekehitysajan lyhentäminen 35 – 50 %
• Tilantarpeen vähentäminen 35 – 50 %
• Tuotantosaannon parannus 5 – 15 %

Suurin hyöty tulee kuitenkin pehmeimpien arvojen puolelta; henkilöston motivaation ja sitoutumisen kasvu yrityksen toimintojen jatkuvaan kehittämiseen.

Kuinka kauan Leanin käyttöönotto kestää?

Koska Lean-ajattelun käyttöönottaminen vaatii usein yrityskulttuurin muutosta sen käyttöönottaminen yritystasolla on useiden vuosien määrätietoisen ja jatkuvan työn tulos. Lyhytaikaista ja nopeampaa hyötyä voi kuitenkin saada yksittäisten Lean-työkalujen käyttämisestä ilman yrityskulttuurin muuttamista mutta yleensä vanhat ”pahat tavat” palautuvat ennen pitkää. Tästä syystä jakuvan parantamisen kulttuurin luominen on edellytys Leanin käyttöönotossa.

Kannattaa varautua myös siihen, että ensimmäisellä kerralla homma ei onnistu. Tämä on hyvin tyypillistä ja kuuluu osaksi oppimisprosessia. Älä luovuta! Voittajat keksivät keinot ja häviäjät selitykset!

Mitä Lean-työkaluja on olemassa?

Aloita joistakin näistä tehokkaista Lean-työkaluista:

• 5S (työskentelytilojen organisoiminen)
  • Tilat ja varastot siivotaan, järjestellään ja ylläpidetään hyvien varastointimenettelyiden mukaisesti. Tämä vähentää merkittävästi työajanhukkaa, esimerkiksi tavaroiden tai työkalujen etsimiseen kuluvaa turhaa aikaa.
  • Tarkista myös oma työpisteessäsi ja tietokoneen ja yhteisen serverin hakemistorakenne.
• Kanban (töiden organisointi ja ajoittaminen visuaalisesti)
  • Kanban on Lean-periaatteen mukainen visuaalinen tuotannon tai toiminteiden ajoitusjärjestelmä, joka auttaa määrittämään, mitä pitää tuottaa, milloin ja millaisissa määrissä.
• Gemba (“paikan päällä”)
  • Poistu toimistosta ja mene sinne missä työ tehdään, hyvä ohjenuora esimiehille ja oikeastaan kaikille tukitoimijoille. Tämä on toki pk-yrityksissä monesti arkipäivää mutta toimintojen kasvaessa tai useamman toimipisteen yrityksissä se saattaa ajoittain unohtua.
  • Vähentää merkittävästi ongelmanratkaisun ratkaisuaikaa tai jopa estää ongelman muodustumisen.

Mahdollista Leanin jatkuvuus seuraavilla työkaluilla:

• Kaizen (jatkuva parantaminen)
  • Yrityksen toimintatapa, jossa jokainen henkilö pyrkii etupainoitteisesti parantamaan yrityksen ydin- ja tukiprosesseja. Jatkuvan parantamisen yrityskulttuuri on yksi Leanin
• Visuaalisuuden lisääminen
  • Kehitä työympäristösi mahdollisimman visuaaliseksi siten, että toimintojen tehokkuuden tai mahdolliset puutteet pystyy havainnoimaan ”yhdellä silmäyksellä”.
  • Visuaaliset reaaliaikaiset mittarit ja näytöt sekä värikoodaukset ovat hyviä esimerkkejä.
• Root cause analysis (juurisyyanalyysi)
  • Auttaa löytämään hukan aiheuttajan todellisen syyn. Monesti liian nopeasti tehty analyysi johtaa väärän asian korjaamiseen ja vika ei korjaannukaan.
  • Työkaluja juurisyyanalyysin tekemiseen: Kalanruotodiagrammi, ”5 kertaa miksi?” ja 8D ongelmanratkaisumenetelmä
• Virheiden esiin nostaminen
  • Ei pelätä virheitä, vaan nostetaan virheet esiin ja opitaan niistä yhdessä. Tehokas organisaatio erottuu edukseen juuri oppimiskyvyssään; ihminenhän oppii tekemällä virheitä. Virheiden pelkääminen johtaa lopulta yrityksen innovatiivisuuden loppumiseen.
  • ”Ensimmäinen kerta virheelle on löydös, toinen kerta on vahinko, mutta kolmas kerta on jo oppimiskyvyttömyyttä (ja neljäs kerta on tahallisuutta).”

Jatka Leaniä pidemmälle näillä:

• ”Hullunvarma” (poka-yoke, error proofing)
  • Suunnittele tuotteet, palvelut ja tehtävät siten, että virheen tekemiselle ei jää mahdollisuutta tai virheen löytäminen ja korjaaminen on mahdollisimman helppoa ja nopeaa tai virheen sattuessa vaikutukset ovat minimaalisia.
• Pullonkaula-analyysi (bottleneck analysis)
  • Kun yrityksen ydinprosessi on kuvattu, niin pullonkaula-analyysillä voidaan etsiä prosessin osa-alueita, joissa asiat tai materiaali eivät virtaa. Välivarastojen kasvaminen on yksi visuaalinen indikaattori mahdollisesti pullonkaulasta. Ylisuuret välivarastot ovat yksi hukan laji.
• Suunnittelu jatkuvaan virtaukseen (continuous flow)
  • Suunnittele toimintosi siten, että asiat tapahtuvat jatkuvan virtauksen periaatteella asiakkaan tilauksesta asiakastoimitukseen, esimerkiksi pyri minimoimaan välivarastojen tarve. Jatkuvaan virtaukseen pyrkiminen on samalla koko tilaus-toimitusprosessin optimoimista ja hukan minimointia kaikissa toiminnoissa yrityksen sisällä. Ei siis vain tuotannossa.
• Juuri-Oikeaan-Aikaan (just-in-time)
  • Oikea-aikainen toimitus vähentää varastoinnin tarvetta. Näkyy siten pienempänä varastoarvona ja parempana varaston kiertona. Tukee jatkuvan virtauksen aikaansaamista kokonaisprosessin kannalta (asiakastilaus – asiakastoimitus)
• Value Stream Mapping (arvoketjukartta)
  • Yrityksen nykyinen ydinprosessi kuvataan visuaalisesti esimerkiksi huoneen seinälle (tai isoissa prosesseissa valittu osa siitä). Tarkoitus on kuvata prosessi juuri niin kuin se käytännössä on. Prosessista pyritään löytämään pullonkauloja ja muita hukan lajeja.
  • Prosessin uusi ja tehokkaampi tavoitetila sovitaan yhdessä pitäen sisällään siihen liittyvät kehitystoimet ja omistajat.

Kaiken kaikkiaan Lean on työyhteisön yhteinen sopimus tehdä asioita mahdollisimman älykkäästi!

Kirjoittanut Jussi Särkkä