Kansainvälistymisen suunnittelu

Kansainvälistymissuunnitelmaa laadittaessa hyvänä lähtökohtana on yrityksen taustan ja nykytilanteen analysointi. Tässä voi tarkastella lyhyesti yrityksen toimintaa, organisoitumista, taloutta, jatkuvuutta, ihmisiä, osaamista, asiakassuhteita ja mainetta. Jotain voi myös sanoa toimialasta, yritysympäristöstä ja kilpailijoista. Yrityksen tila voidaan määritellä myös SWOT-analyysin avulla ja esittää yrityksen vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat.

Kansainvälistymissuunnitelma voi olla sisällöltään esim. seuraava:

1. Tausta ja nykytilanne
2. Kansainvälistymisen syyt ja perusteet
3. Panostusmahdollisuudet
4. Mihin maihin, mille markkina-alueille, miksi ja missä järjestyksessä, eli Kansainvälistymisstrategia ja tavoitteet
5. Mitkä asiat pitää toteutua, jotta strategia toteutuu ja tavoitteet saavutetaan
6. Kansainvälistymisen toimenpideohjelma
7. Kansainvälistymisbudjetti
8. Referenssit
9. Yhteenveto

Kansainvälistymisen syitä voi olla liiketoiminnan luonne ja uusien markkinoiden tarve. Yritys voi myös tunnistaa uuden toiminnan mahdollisuuden ulkomailla. Kansainvälistyminen voi olla myös seurausta impulssiin reagoimisesta, oman toiminnan tehostamisesta tai henkilökohtaisista motiiveista. Panostusmahdollisuudet voidaan jakaa henkisiin, fyysisiin ja taloudellisiin resursseihin. Henkisien resurssien kohdalla on tarkoituksena yrityksen henkilöstön ja osaamispääoman tunnistaminen. Kannattaa myös pohtia onko yrityksessä riippuvuuksia, jotka muodostavat riskin yrityksen toiminnalle.

Fyysisiin resursseihin luetaan tilat, koneet, laitteet ja järjestelmät, jotka mahdollistavat kansainvälistymisen. Fyysisiin toimintapuitteisiin vaikuttaa myös sijainti, kunto, tehokkuus ja käytettävyys. Taloudellisia resursseja miettiessä tulee huomioida myös lisäpääoman tarve ja vakuudet. Tässä kohdassa kannattaa myös tuoda esille jo tehdyt panostukset, esim. messuille tutustumiset, käännetyt esitteet ja nettisivut.

Kansainvälistymisstrategian yhteydessä kuvataan kiinnostavat kohdealueet, miksi näille alueille halutaan ja missä järjestyksessä edetään. Tavoitteisiin voidaan kirjata sekä lyhyen että pidemmän tähtäimen tavoitteita. Visioinnin aikajänteenä voi olla viisi vuotta. Tavoitteissa voi mainita tavoiteltavan toimialasektorin, liikevaihdon, henkilöstömäärän ja jotain yrityksen liiketoiminnasta mm. kuinka sitä on kehitetty.

Kansainvälistymisen toimenpideohjelma sisältää suunnitelmat alkukartoituksesta, asiakas- ja kilpailijaselvityksistä, messuvierailuista ja markkinointimateriaalin työstämisestä. Tähän listaan voidaan myös määritellä kunkin toimenpiteen vastuuhenkilöt ja toteutusajankohdat. Kansainvälistymisbudjetin voi laatia vuositasolla tai tarkemmin. Menopuolelle tulee kirjata ainakin matka- ja messukustannukset, uusasiakashankinta- ja edustuskustannukset, materiaalikustannukset ja palkat. Tulopuolelle voi budjetoida mahdolliset tukimaksut.

Referensseillä on iso merkitys kaupankäynnissä. Etenkin B2B -puolella referenssit ovat yksi selkeimmistä ja eniten hyödynnetyistä keinoista. Muiden asiakkaiden kokemukset tuotteesta/palvelusta sekä yrityksestä vaikuttavat suuresti päätöksentekoon. Jos referenssejä ei ole aiemmin hyödyntänyt liiketoiminnassaan, niin viimeistään nyt kannattaa pyytää referenssiluvat asiakkailtaan.

Kansainvälistymisen resurssit ja niiden kehittäminen

Kansainvälisen toiminnan käynnistäminen aiheuttaa muutoksia yrityksen resurssitarpeissa. On mietittävä miten henkiset, fyysiset ja taloudelliset resurssit jakautuvat ja riittävät.  Jo suunnitteluvaihe sitoo rahaa. Ylipäätään kansainvälistymisen kustannukset ovat usein odotettua isommat ja tulojen kotiutuminen odotettua hitaampaa. Kansainvälisessä kaupassa maksuajat saattavat olla jopa 90-120 päivää.

Henkilöstöresurssit

Henkilöstöresurssit koostuvat yrityksen henkilöstön osaamispääomasta. Kansainvälistyminen edellyttää henkilöstöltä, varsinkin myyntihenkilöiltä vankkaa kielitaitoa. Tulkkeja voi käyttää satunnaisessa ulkomaankaupassa. Osaamispääomaan kuuluu myös mahdollinen kansainvälisen toiminnan tieto ja kokemus, kulttuurien tuntemus, kyky kommunikoida sekä motivaatio- ja energiataso.

Fyysiset resurssit

Fyysisten resurssien kuten toimitilojen, koneiden, laitteiden ja kaluston kehittämistarpeita analysoitaessa on huomioitava niiden kunto, tehokkuus ja sopivuus käyttöön.

Taloudelliset resurssit

Taloudellisten resurssien riittävyyttä laskettaessa on huomioitava monenlaiset välittömät kustannukset. Kustannuksia aiheutuu markkinointitutkimuksista, konsultoinnista, matkoista, messuille osallistumisesta, PR-toiminnasta, tuotesopeutuksesta, sertifioinnista, patenteista, muista tuotesuojista, käännöksistä (markkinointi- ja myyntimateriaali sekä tuoteinformaatio englanniksi tai kohdemaan kielellä), lisäinvestoinneista ja lisääntyneestä käyttöpääoman tarpeesta (maksuajat!).

Valtiorahoitteiset kansainvälistymispalvelut

Kaikki valtiorahoitteiset kansainvälistymispalvelut on koottu yhteen Team Finlandin toimesta. Team.Finland.fi –sivuilta löytyy myös tietoa kansainvälistymisen rahoittamisesta. Team Finland-verkostoon kuuluvat mm. Finnvera, Business Finland, ELY-keskukset, Finnfund ja Finnpartnership: https://www.team-finland.fi

Ajantasaista ja tarkkaa tietoa saa rahoitusta myöntäviltä organisaatioilta. Esimerkkinä mainittakoon kuitenkin Business Finlandin Explorer-tuoteperhe. Explorer-rahoituksen avulla voi hankkia asiantuntija-apua kansainvälisille markkinoille menoon, osallistua pk-yritysryhmässä ulkomaisille ammattimessuille tai koota pk-yritysten ryhmän yhteisten liiketoimintamahdollisuuksien selvittämiseen kansainvälisillä markkinoilla. Tuotteet ovat Market Explorer, Talent Explorer, Group Explorer ja Exhibition Explorer:

https://www.businessfinland.fi/suomalaisille-asiakkaille/palvelut/rahoitus/explorer/

Rahoitukseen liittyen on Suomen Yrittäjillä Thomas Palmgrenin laatima kattava katsaus vuodelta 2018. Kansainvälistymisen ja kasvun palvelut ja rahoitus 2018 (linkki: https://www.yrittajat.fi/sites/default/files/rahoitusopas2018.pdf 14.5.2019)

Katsaus esittelee erityisesti markkinarahoitusta täydentävää rahoitusta ja julkisia kasvu- ja kansainvälistymispalveluja. Mukana on Finnveran, Business Finlandin (entinen Finpro ja Tekes), Työ- ja elinkeinoministeriön, Team Finland-verkoston rahoituspalvelut kansainvälistymistä ja kasvua hakeville yrityksille.

Konsulttitoimisto Seppo Hoffrén Oy Consultancyn tuottamaan Kansainvälistymisen ABC-oppaaseen pohjautuva Kansainvälistymisen ABC blogisarja. Osa 3.