Kohti tehokkaampia työtapoja

Luin tai ennemminkin kuuntelin tässä taannoin Charles Duhiggin kirjan Power of Habit. Liikkuvassa konsultin työssä tulee ajettua paljon autolla ja hyödyntääkseni ajokilometrit, minulle on muodostunut tapa kuunnella äänikirjoja omilta kiinnostuksen aloiltani. Yleisesti nautin kyllä lukemisesta, mutta ajamisen ja lukemisen yhdistäminen ei ainakaan toistaiseksi ole vielä mahdollista. Tulevaisuudessa saattaa ajaminen kenties olla jopa turvallisempaa jos ”kuskina” toimiva henkilö ei enää puutu muuhuun kun määränpään syöttämiseen navigaattoriin. Tätä odotellessa.

Tämä kirjoitus ei ole kirja-arvostelu tai referaatti Duhiggin kirjasta vaan ennemminkin haluan hetken pohtia kirjan aihetta. Äkkiseltään saattaa kuulostaa epäilyttävältä, että globaaleista menestyvistä suuryrityksistä, olympiatason huippu-urheilijoista ja päihdeongelmistaan irtipäässeistä ihmisistä löytyisi jotain merkittävää yhdistävää tekijää. Näin kuitenkin on ja se yhdistävä tekijä on omaksutut ja jokapäiväiseen arkeen iskostuneet tavat, joiden mukaan toimien saavutamme asetettuja tavoitteitamme ja pääsemme entistä parempiin lopputuloksiin.

Suuryrityksen ja pienemmänkin yrityksen johtaminen tehokkaasti on haasteellista, jos ei jokaisella yrityksen työntekijällä ole selvillä oma rooli ja omat tehtävät. Jokainen toiminto tulee olla pohdittu niin, että se on linjassa koko yrityksen yhteisen tavoitteen kanssa. Kun toiminnot ovat selvillä, tulee nämä iskostaa ja juurruttaa yrityksen jokapäiväiseen prosessiin niin tehokkaasti, ettei aamulla töitään aloittavien tekijöiden tarvitse pohtia, miten tai mitä lähdetään tänään tekemään. Yrityksen prosessi tulisi hioa siihen kuntoon, että työtään aloittavan työntekijän ei tarvitse uhrata ns. ”perustekemiseen” yhtään enempää ajatuksia, kuin hän uhraa aamuiseen vessakäyntiin tai takin ripustamiseen tuttuun naulakkoon kotona. Tällä ei tarkoiteta ns. ”nollat taulussa” -tyylistä työskentelyä. Jos työtoimintoon kuuluu tarkat turvavalmistelut, niin opitun ja automaattiseksi muodostuneen työskentelytavan myötä jokainen sovittu turvavalmistelu tulee hoidettua. Tavaksi opittu tekeminen ei kuormita yhtä paljon aivojemme energiakapasiteettia kuin se, jos joutuisimme jatkuvasi tekemään päätöksiä ja pohtimaan valintoja eri vaihtoehtojen väliltä. Optimitilanteessa olemme silloin, kun tehokkaiden työskentelytapojen myötä säästynyt energia pystytään hyödyntämään niissä tapauksissa, joissa kohtaamme yllättäviä ja odottamattomia tilanteita. Tällöin pystymme vastaamaan esimerkiksi juuri työturvallisuuteen liittyviin riskeihin nopeammin ja tehokkaammin kun meidän ei ole tarvinnut kuluttaa energiaamme rutiinitöihin.

Miten sitten tarkastella omaa elämää pitkälle hiotun yritysprosessin avulla?

Mielestäni elämä ei voi olla pelkkää ennalta suunniteltua liukuhihnamaista suorittamista, mutta joitain tekemisiä kannattaa varmasti pohtia tarkemmin ja käydä läpi, että onko tässä järkeä ja miten voisin tehdä asiat tehokkaammin. Itse olen huomannut esimerkiksi, että jatkuva puhelimen vilkuilu tuhoaa oman päiväni tuottavuuden. Samaan kastiin menee myös jatkuva sähköpostikansion päivittäminen. Puhelimen ja sähköpostin vilkuilu katkaisee ajatukset ja työn tekeminen taukoaa. Pahimmillaan tämä johtaa siihen, että suunniteltuja töitä ei saada määräajassa tehtyä ja päivät venyvät. Lopulta työt tuodaan kotiin ja kohta myös sosiaalinen elämä on muisto vain. Lisäksi meidän pitäisi päästä eroon nykypäivän vitsauksesta ”multitaskingista”. On paljon tehokkaampaa viedä yksi asia kerralla maaliin, kuin säätää useaa asiaa yhtä aikaa. Ei ole tarkoituksenmukaista, että jatkuvasti kasvatamme absoluuttista työmääräämme. Mahdollistaaksemme mahdollisimman rikkaan (ei vain rahallisesti rikkaan) elämän meidän täytyy toimia tehokkaammin. Näin meille jää töiden ohella aikaa perheelle, ystäville ja muille tärkeille asioille.

Näin lopuksi haluan vielä korostaa, että tarkoitukseni ei ole syyllistää ketään. En myöskään julista, että asioissa olisi vain yksi totuus. Haluan vain tuoda esiin, että joskus on hyvä pysähtyä hetkeksi pohtimaan omia tapojaan ja miettiä, että kuuluko omiin tapoihin jotain sellaista, joka ei todellisuudessa hyödytä minua mitenkään. Omia tapojaan pystyy muuttamaan ja joskus tämä saattaa johtaa täysin uusiin mahdollisuuksiin.

Tuottavaa ja menestyksestä syksyä kaikille!