Kuinka teidän hankinta toimii?

Konsulttina törmään turhan usein käsitykseen, että kuka tahansa osaa ostaa tai ainakin tehdä tilauksia. Materiaalit ja alihankinta maksavat mitä maksavat eikä hintoihin voi vaikuttaa pk-yrityksessä. Pakko sanoa, että olen eri mieltä ja hankinnan tehokkuuteen voi vaikuttaa myös pk-sektorilla. Välillä kuulee myös, että iso varasto on osa yrityksen strategiaa eikä sille voi mitään. Sitten, kun aletaan tutkia mitä varasto oikeasti sisältää niin sieltä voi löytyä hyvinkin vanhaa materiaalia, jota ei enää käytetä missään ja varaston kierto voi olla verkkaista.

Ostot ovat valmistavan yrityksen yksi suurimmista kuluerä, usein 30-60 % liikevaihdosta käytetään niihin. Ostoissa säästetty euro jää paljon helpommin tuloslaskelman viimeiselle riville kuin asiakkaalta laskutettu euro, koska vaadittu lisämyynti on säästetty euro/ kateprosentti. Jos yrityksen kateprosentti on 5 niin ostossa säästetty euro on yhtä arvokas kuin 20 euron lisämyynti.

Osto kustannuksissa on hajontaa eri ostajien välillä. Ostajan osaamisen ja tarkkaavaisuuden merkitys on helposti jopa 10 %.

Kuluanalyysi on kehittämiseen tarvittava lähtötieto ja yllättävän harva tietää mihin rahat oikein kuluvat. Kuluja analysoidaan huolellisesti usealla eri tasolla. Rahamäärien lisäksi analysoidaan toimittajakunnan laajuutta ja ostojen kontrollia esim. kuinka suuri osuus ostoista on keskitettyjä tai kilpailutettuja. Kuluanalyysin tiedon kerääminen voi olla työlästä. Kun se on saatu tehtyä, tarvitaan säästökohteiden priorisointi, toimittajien määrän karsinta ja riskianalyysi.

Arvo-analyysissa arvioidaan, voidaanko sama tuote tuottaa halvemmilla materiaaleilla, koneilla tai työtavoilla. Voiko joku muu ratkaisu esim. standardiosat, osien yhdisteleminen, modulaarinen tuoterakenne tai kevyempi tuote toimia yhtä hyvin tai jopa paremmin? Voiko alihankkija tuottaa saman tuotteen halvemmalla, paremmin tai nopeammin kuin yritys itse? Ylispeksaus, jossa käytetään liian kalliita osia ei ole harvinaista. Arvo-analyysi vaatii ostajien innostusta sekä yhteistyötä insinöörien ja markkinoinnin kanssa. Ostajien pitäisi olla mukana tuotekehitysprojektissa, koska oston kustannukset lyödään pitkälti lukkoon jo tuotteen suunnitteluvaiheessa. Osaava ostaja myös osaa kyseenalaistaa suunnittelussa tehtyjä määrityksiä ja ehdottaa kustannustehokkaampia vaihtoehtoja.

 

Olen työskennellyt suuressa suomalaisessa telecom-alan yrityksessä. Siellä uuden tuotteen markkinoille tulo oikeaan aikaan oli niin tärkeätä, että aikataulu oli tuotekehityksen tärkein mittari. Kun tuote oli saatu markkinoille, yrityksessä aloitettiin välittömästi cost reduction -ohjelma, jossa suunnittelu tehtiin pitkälti uudestaan ja käytettiin edullisempia materiaaleja kustannustavoitteiden saavuttamiseksi.

Materiaalien ja tuotteiden standardoinnilla saavutetaan usein nopeasti mitattavia hyötyjä

tilausvolyymit nousevat ja neuvotteluasema paranee, varastoitavat nimikkeet ja yleinen sekasotku vähenee, tuotteen loppukustannukset laskevat ja joustavuuskin paranee, kun sopivat osat löytyvät mihin tahansa asiakkaan tilaukseen. Standardointi voi näkyä komponenttikirjastona, jota hyödynnetään yrityksen kaikissa tuotteissa sekä modulaarisena tuoterakenteena.

Varastoinnilla merkittävä vaikutus yrityksen kustannuksiin ja asiakastyytyväisyyteen. Varastoinnin kustannukset koostuvat pääomakustannuksista, jotka ovat usein suurin säilytyskustannuserä, tyypillisesti 15-20 % vaihto-omaisuuteen sitoutuneesta pääomasta. Muita merkittäviä kustannuksia aiheuttavat varaston tilat ja kalusto sekä materiaalien käsittely varastossa.

Varastossa on usein myös hävikkiä ja tavaraa varastetaan, sitä vanhenee ja pilaantuu, arvo laskee tai osa tavasta muuttuu tarpeettomaksi. Tehottomuus maksaa ja niin kauan, kun yrityksessä voidaan turvautua varastoihin, johto ei havaitse operaatioissa olevia ongelmia ja tehottomuuksia. Kannattaa esimerkiksi miettiä montako sisäistä siirtoa varastossa tehdään kullekin tuotteelle ja kuinka nopeasti varasto kiertää.

Ostajan on hallittava monia asioita, kuten ostojen budjetointi, toimittajayhteistyön kehittäminen ja toimittajien benchmarkkaus sekä taloudellisessa että teknisessä mielessä, projektin hallinta, laatuasiat ja tuotteen elinkaaren hallinta, ICT:n kehitys varsinkin hankinnan järjestelmien osalta, rutiinien automatisointi, neuvottelut ja tavoitteiden asettaminen hinta neuvotteluihin, maksuehdot, logistiset asiat, JIT-toimintatapa. Jos hankinta ja varastointi kaipaavat kehittämistä niin apu on yhden puhelun päässä.


Julkaistu 25.04.2022

Ota yhteyttä

Puijonkatu 30, 2. krs
70110 Kuopio
puh. +358 207 211 400
company@ktshc.fi

Ota yhteyttä
Suostumus