LEAN – mitä se voisi tarjota minun yritykselleni?

Lean auttaa tehostamaan liiketoimintaprosesseja ja sen asiakaslähtöinen toimintatapa kannustaa toiminnan jatkuvaan kehittämiseen. Koko ajan on pidettävä mielessä, mitä asiakas pitää kriittisen tärkeänä, ja mitä hän arvostaa.

Leanillä on saatu merkittäviä tuloksia niin teollisuudessa kuin muillakin toimialoilla. Se sopii erinomaisesti kehittämiseen myös terveydenhuollossa, koska potilashoito voidaan nähdä tietynlaisena liukuhihnatuotantoja, jossa potilaat kulkevat tarvitsemansa palvelun läpi, ja he saavat tarvitsemansa hoitotoimenpiteet palvelun aikana. Leania hyödynnetään myös ohjelmistokehityksessä eikä mikään toimiala ole pois suljettu sen käytölle. Keskimäärin Leania käyttävät yritykset ovat kannattavampia kuin kaikki saman alan yritykset.

Leanin kaksi peruspilaria ovat jatkuvan parantaminen (engl. continuous improvement) ja ihmisten kunnioittaminen (engl. respect for people).

Lean-toimintatapa korostaa virheettömyyttä ja välitöntä puuttumista havaittuihin ongelmiin. Mitään ei lakaista maton alle vaan nostetaan käsi reilusti pystyyn virheen merkiksi. Työssä käytetään yhdessä sovittuja vakioituja työtapoja ja sovitaan yhteisistä tavoitteista. Tulokset mitataan eli yritystä voidaan johtaa lukujen perusteella. Lean antaa uusia tapoja hallita resursseja ja optimoida niiden käyttö sekä haastaa perinteistä ajattelutapaa.

Ihmisten kunnioittaminen tarkoittaa konkreettisesti työntekijöiden kuuntelemista, vastuuttamista ja mentorointia, työympäristön mielekkyyttä ja turvallisuutta. Jokaiselle annetaan valta päättää omasta työstään. Toyota laajentaa periaatteen kattamaan myös alihankkijat ja loppuasiakkaat, esimerkiksi alihankkijoiden kanssa Toyota rakentaa aitoja partneriuksia, joista molemmat hyötyvät sekä opettaa alihankkijoille Leanin hyödyntämistä. Toiminnan kehittäminen kuuluu kaikille, ihmiset täytyy saada mukaan siihen ja heidän näkemyksiään arvostetaan.

Johtajalla täytyy olla selkeä visio, miksi Lean otetaan käyttöön. Mitä organisaatio ja omistajat hyötyvät tästä? Jos johtaja ei tiedä näitä asioita niin hänen on erittäin hankala johtaa koko muutosprosessia, priorisoida yksittäisiä projekteja tai saada ihmisiä sitoutumaan hankkeeseen. Johto antaa resurssit kaikkeen kehittämiseen. Jos päivittäinen toiminta vie 100 % henkilöstön työajasta niin kehittäminen on mahdotonta. Pienissä yrityksissä kehittämisen resurssit ovat usein pienet.

Leanissa ei ole standardia tai yhtenäistä teoriaa vaan Lean on pikemminkin tapa ajatella. Leaniin kuuluu runsaasti erilaisia ongelmanratkaisutyökaluja, kuten juurisyy analyysi, A3, Gemba, kalanruoto jne. Leanissa tilannekuva visualisoidaan kaikille näkyväksi niin, että kaikki saavat selkeän kokonaiskuvan yhdellä silmäyksellä.

Olin mukana eräässä elintarvikeyrityksessä tunnistamassa hukkia ja arvioimassa niiden poistamisen tuomia säästöjä. Suurin säästö voidaan saada raaka-ainehävikki puolittamalla (10 %:sta 5 %:iin) ja toiseksi suurin säästö saadaan ylitöitä vähentämällä työaikoja porrastamalla ja vuokratyövoiman käytöllä.  Kolmanneksi ja neljänneksi suurimmat mahdollisuudet nähtiin ostojen kilpailutuksessa ja optimoinnissa. Arvioitiin, että näillä toimenpiteillä on mahdollista saavuttaa 650 t€ vuotuiset säästöt, mikä on varsin merkittävä määrä, jos yrityksen liikevaihto on vaikka 10M€ kokoluokassa.

Hukkien tunnistamisen jälkeen aloitettiin kehitysprojekti, jossa asiat laitettaan kuntoon. Tässä tapauksessa mitattavissa olevia tuloksia saatiin jo muutamassa viikossa ja yrityksen kannattavuus parani merkittävästi. Hyvät tulokset innostivat yritystä uusiin kehitysprojekteihin, joissa saatiin aikaan lisää toiminnan tehostumista.

Lean tarjoaa suuria mahdollisuuksia kehittää yrityksen toimintaa mutta kuten kaikki kehittäminen se vaatii myös paneutumista ja vaivan näköä, jotta tuloksia saavutetaan. LEAN on vaikeaa, koska se pakottaa ihmiset muuttumaan ja pois tutuista ja turvallisista toimintatavoista. Erityisen vaikeaa on Leanin jalkauttaminen, jonka sanotaan onnistuvan yhdessä yrityksessä kymmenestä.