Tietosuojaseloste ja asiakkaan informointi

Henkilötietolaki (523/1999)10 §, Laki sähköisen viestinnän palveluista 7.11.2014/917 ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteen tiedot että asiakkaalle tai heidän edustajalleen annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä.

1. TOIMINNASTA VASTAAVA REKISTERINPITÄJÄ                                        

2. REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ

3. REKISTERIN NIMI           

Konsulttitoimisto Seppo Hoffrén Oy Consultancy:n asiakkuuksien hallintarekisteri.

4. ASIAKKUUKSIEN HALLINTAREKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS                

Asiakkuuksien hallintarekisterin tietoja käytetään:

–          asiakassuhteiden ylläpitämiseen, hoitamiseen ja kehittämiseen

–          toimeksiantojen toteuttamiseen ja rekisteröintiin

–          projektihallinnon ylläpitämiseen ja kehittämiseen

–          konsulttitoimiston palvelujen myyntiin ja markkinointiin

–          yleiseen asiakkaille tiedottamiseen

Asiakkuuksien hallintarekisterin tietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille on määritelty. Tietoja voidaan käyttää kuitenkin rekisterinpitäjän muissa omissa rekistereissä sekä oman toiminnan suunnittelu- ja tilastointitarpeisiin.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Henkilötiedoista rekisteriin tallennetaan vain sellaiset tiedot, jotka ovat oleellisia tietojen jatkokäsittelyn kannalta (esim. kutsujen lähettäminen, konsultoinnin sopiminen tms.). Koska tallennettavien tietojen laatu ja määrä ei ole laajamittaista, ei Konsulttitoimisto Seppo Hoffrén Oy Consultancylla ole tarvetta asetuksen mukaan nimetä erillistä tietosuojavaltuutettua. Asiakkuushallintarekisteriin kerätään ja talletetaan rekisteröidystä seuraavat tiedot:

o      nimi

o      työtehtävä

o      yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti)

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteriin talletettavat tiedot saadaan pääosin asiakkaan suostumuksella häneltä itseltään (HetiL 8 § 1 ja 2 kohdat) ja hänen toimeksiantoon liittyvistä asiakirjoista (HetiL 8 § 5 kohta). Rekisteriä päivitetään asiakkaalta ja projektien eri vaiheissa saaduilla tiedoilla.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös maksullisista osoiterekistereistä ja muista vastaavista rekistereistä, kuten Bisnode-yritysrekisteristä tai maksuttomasti saatavista yleisistä tietolähteistä, kuten internet.

Tämän lisäksi muualta tietoja voidaan hankkia vain rekisteröidyn tai hänen edustajansa nimenomaisella suostumuksella

7. ASIAKASTIETOJEN LUOVUTTAMINEN   

Asiakkuuksien hallintarekisteristä voidaan luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lain sallimissa rajoissa. Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti vain eri projektien rahoittajatahoille.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa muille tahoille vain rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella

8. HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

9. HENKILÖTIETOJEN KÄYTÖN JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET

Käyttöoikeudet annetaan työntekijöille asiakkuuksien hallintarekisteriin siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät.

Rekisteriä ylläpidetään rekisterinpitäjän tiloissa, jossa on asianmukaiset suojausjärjestelmät. Väärinkäytösyritysten torjunta toteutetaan eritasoisilla teknisillä sovellusratkaisuilla.

10. REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS  

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot

(Henkilötietolaki 26 §). Rekisteröidyllä on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakastiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot kirjallisina. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuodessa.